Episode 15

Transkript der Episode

Veränderungen entschlüsseln – für mehr Erfolg und Gesundheit Lenz 4 Business – der Podcast für Menschen und Organisationen von und mit Maike Lenz-Scheele.

Hallo und herzlich willkommen hier spricht Maike. In der heutigen Episode geht es um smarte Unterbrechungen. Welcher Art smarte Unterbrechungen sind und welche nicht. Wie es sich verhält, damit, Arbeitsabläufe zu bündeln oder aufzuteilen. Was FKK im Arbeitsumfeld zu suchen hat. Und ein Schlüsselmoment, der zeigt, was ich tue, wenn mein Hirn leer ist. Es ist äußerst effizient, Aufgaben zu bündeln und nacheinander abzuarbeiten. Für mehr Beweglichkeit und Abwechslung sorgt man allerdings, wenn man selbstbestimmte Unterbrechungen in den Arbeitsablauf mit einplant. Denn Effizienz ist nicht alles. Effizienz bedeutet, gut zu arbeiten im Sinne von schnell erledigen und wenig Mittel dafür zu benötigen. Also sparsam in Zeit und Ressourcen zu sein. Übertriebene Sparsamkeit geht auf Kosten des Menschen, der die Arbeit ausführt. Wenn Effizienz vor den Bedürfnissen des Menschen steht, dann geht es langfristig auf Kosten der Effizienz. Effizienz um jeden Preis beeinträchtigt die Produktivität und wird teuer. Die meisten kennen wahrscheinlich die Situation, dass sie schon lange am Schreibtisch sitzen, an einer Sache dran sind. Und es braucht nicht mehr lange, um die fertig zu machen. Aber eigentlich ist man durch damit. Man kann sich nicht mehr gut konzentrieren. Und dann kommt so eine Stimme, die sagt dann Ja, komm jetzt, streng dich noch mal an, das kriegst du fertig und dann ist es rum. Also dieses Durchhalten für eine gewisse Zeit, damit man da einen Haken hinter die Aufgabe machen kann. Und was dann in solchen Situationen häufig passiert, ist, dass man ganz viele Flüchtigkeitsfehler macht. Mehr wie gewohnt. Und die darf man dann hinterher wieder ausbügeln. Im besten Falle ist es einfach nur die eigene Zeit, die man dran gibt.

Im schlechtesten Falle hat man falsche Berechnungen gemacht, hat das auch noch abgeschickt und dann muss man später vielleicht sogar für die Kosten aufkommen. Und das sind die sogenannten FK, die Fehler Korrekturkosten. Also hier ist also auch die Auflösung, was FKK im Arbeitsleben zu suchen hat. Hoffentlich nicht viel, denn es geht darum, FKK zu vermeiden und wenig produzierte Kosten, die durch unnötig gemachte, also dumme Fehler zu erzeugen. Dies gelingt, wenn wir auf die Rückmeldungen unseres Körpers hören. Ich nenne diese Rückmeldungen auch gerne Frühwarnzeichen. Das sind also sehr hilfreiche Signale unseres Körpers, wie zum Beispiel eine Anspannung im Schulter- und Nackenbereich. Das kann eine innere Unruhe sein, die zu zuckenden Beinen führt. Das kann sein, dass ich mich irgendwo anstoße, weil meine Bewegungskoordination nicht mehr so gut funktioniert. Das kann aber auch sein, dass ich merke, ich bin unkonzentriert und ich muss den Text dreimal lesen, bevor ich verstanden habe, worum es geht. All das sind Phänomene, die wir beobachten und als Frühwarnzeichen identifizieren können. Im nächsten Schritt geht es dann darum, eine Liste mit Dingen anzulegen, die man tun kann, wenn man Frühwarnzeichen im Körper spürt und eine Unterbrechung guttäte. Also in diesem allerersten Moment, wo man eine Verspannung vielleicht noch als ein leichtes Ziehen wahrnimmt und nicht dann, wenn sie einen so sehr schmerzt, dass sie schon in den Kopf gezogen ist und eine Kopfschmerztablette eingeworfen wird. Wenn ich Aufgaben bündele, um sie am Stück zu erledigen, kann es zum Beispiel sein, dass ich mehrere Telefonanrufe hintereinanderlege, um die dann in einem Rutsch abzuarbeiten. Das kann manchmal gut sein und auch wirklich flott funktionieren.

Es ist aber auch eine gute Möglichkeit, sich eine Liste mit den zu erfolgenden Telefonanrufen bereit zu legen und dann, wenn das nächste Mal so ein Frühwarnzeichen kommt, zu gucken. Ah, wäre jetzt vielleicht ein Telefonanruf, den ich im Stehen ausführen kann. Eine gute Unterbrechung von dem, was ich gerade im Sitzen getan habe. Oder zum Thema zum Drucker gehen. Es wird ja heutzutage nicht mehr alles ausgedruckt. Das ist auch gut so, wenn wir das Ganze digital haben. Aber für die Menschen, die noch Dinge ausdrucken müssen, kann es auch vorteilhaft sein, nicht alles auf einmal auszudrucken oder zu sagen Ich sammle erst mal alle Druckaufträge, dann mache ich das in ein und damit ich nur einmal zum Drucker gehen muss. Ja, es ist nur ein Weg, aber es kann eben durchaus hilfreich sein, wenn ich die Druckaufträge unterteile und mir selber damit die Notwendigkeit verschaffe, dass ich immer wieder zum Drucker gehe. Das sind so kleine Tricks, die ich von Seminarteilnehmern bekomme, wenn ich die Frage Was machen Sie denn in Ihrem Berufsalltag als Wissensarbeiter, der viel am Schreibtisch sitzt, um nicht so viel sitzen zu müssen? Und das war zum Beispiel auch ein Tipp von einer Seminarteilnehmer, die sagte Ich mache immer kleine Druckaufträge und möglichst viele am Tag, damit ich immer wieder zum Drucker gehen kann. Wir können also die Tätigkeiten, die in unserem Arbeitsalltag anfallen, unterteilen nach der Art und Weise, in welcher Haltung die Aktivität ausgeführt wird, im Sitzen, im Stehen oder in Bewegung. Wer im Großraumbüro arbeitet, kann dann natürlich noch vermerken, für was Ungestörtheit wichtig ist und wann eine leichte Geräuschkulisse ganz angenehm ist.

Meine Liste und die ist ganz individuell, kann bei jedem anders aussehen. Kann hier mal so als Beispiel dienen. Im Stehen schaue ich gerne die Emails durch. Ich trage Termine in meinen Kalender, ich erstelle Mindmaps, ich male Flipcharts und alles, was so mit kreativem Denken zu tun hat. Im Sitzen bin ich sehr gerne, wenn ich meine Buchführung mache oder wenn ich Posts in Kanban erstelle, zum Beispiel in Bewegung, gehe ich zum Drucker. Der ist tatsächlich zwei Stockwerke tiefer, da habe ich das Treppensteigen noch dabei. Oder wenn ich den Scanner bediene. Das ist die gleiche Entfernung. Oder wenn ich mir zwischendrin einen Tee koche. Wenn du jemand bist, der sich einen Tagesplan macht mit den zu erledigenden Aufgaben, dann schau dir deine Liste an und überlege mal, was du nicht im Sitzen tun musst und welche Tätigkeiten vielleicht als gesunde Unterbrechung dienen können. Schreibe diese smarten Unterbrechungen mit einem Zeitaufwand von etwa 3 bis 5 Minuten gesondert auf einen Zettel. Für den Moment, wenn du das nächste Mal ein Frühwarnzeichen deines Körpers verspürst und dich entscheidest, es nicht zu übergehen, schau auf die Liste und wähle eines aus und tu es dann auch. Unterbrechungen von außen führen häufig dazu, dass wir ein Gefühl der Hilflosigkeit und Fremdbestimmtheit haben. Smarte Unterbrechungen, die ich selbst initiiere, schenken mir ein Gefühl der Selbstermächtigung. Ich kann meine Situation beeinflussen. Im Gegensatz zu Ich bin ausgeliefert. Hier gibt es noch einen kleinen Haken. Wenn Frühwarnzeichen sich melden, ist oft der erste gewohnheitsmäßige Impuls, diese zu ignorieren und weiter durchzuhalten. Dieses Gewohnheitsmuster darf man unterbrechen und dem Frühwarnzeichen eine neue Bedeutung geben. Super, dass ich meine Lichtblitze im Auge melden.

Jetzt weiß ich, dass ich wieder einen Gang runterschalten darf. Danke, dass meine Schulter zickt und ich mir eine Pause und sanfte Bewegung gönne, um dann wieder mit mehr Leichtigkeit fortfahren zu können. Also es geht darum, die innere Haltung zu Frühwarnzeichen zu überdenken. Mein Schlüsselmoment fand statt, als ich am Schreibtisch saß, intensiv gearbeitet hatte und dann den Eindruck hatte, Mein Hirn ist leer. Und das bedeutet bei mir Ich kann keine kreativen Tätigkeiten mehr ausführen, so was wie Schreiben oder Konzipieren von Workshops oder Projekten, das ist mir dann einfach nicht mehr möglich. Nach einer kurzen Pause mit Wasser trinken und Luft schnappen wechselte ich dann den Standort und machte meinen großen Bildschirm an und setzte mich an die Buchführung. Und früher hätte ich mir das nie vorstellen können, Aber mittlerweile finde ich die Buchführung echt super, weil ich da immer kleine Dinge habe, die ich so stumpfsinnig eingeben kann oder bearbeiten kann. Das sind wiederholende Tätigkeiten, bei denen ich nicht viel nachdenken muss. Und wenn ich die erledigt habe, fühle ich mich einfach besser. Notwendige Dinge wie auch Geschirr spülen oder aufräumen, wenn die Buchführung gerade mal nichts hergibt, kann ich natürlich auch so was tun. Manchmal bekomme ich danach noch mal einen Kreativflash und manchmal ist danach der Arbeitsteil des Tages einfach vorbei. Auf jeden Fall endet der Arbeitstag für mich mit einem guten Gefühl, so dass ich am nächsten Tag auch wieder motiviert starten kann. In diesem Sinne lade Veränderung in deinen Tagesablauf ein, indem du selbstbestimmt smarte Unterbrechungen planst und durchführst für mehr Gesundheit und Erfolg.

Veränderungen entschlüsseln für mehr Erfolg und Gesundheit Lenz 4 Business Der Podcast für Menschen und Organisationen von und mit Maike Lenz-Scheele.